¿Has escuchado la expresión: “trabaja de manera inteligente, no más duro”?, ¿Qué quiere decir exactamente? La verdad es que la manera más común de hacer las cosas no es siempre la más productiva.

Cuando te enfocas en hacerlas planeándolo en exceso, puedes estar haciendo demasiadas actividades que no te están llevando a ningún resultado. Eso significa tiempo perdido en cosas que no valen tu atención o que podrían ser manejadas de una manera diferente.

1. Estructura. Los emprendedores más exitosos saben que al tener un poco de estructura en su horario pueden crear una rutina de éxito. Si estás corriendo por ahí apagando pequeños incendios en lugar de planear el futuro de tu negocio vas a quemarlo y caer.

Tener cierto orden te permite priorizar cosas en tu día, entrenar a tu equipo y a los clientes cuando quieran tener acceso a ti y apartar tiempo con la familia, amigos y contigo mismo. La estructura te hace un emprendedor inteligente.

 2. Deshecha el mito de ser multitarea. Los mortales debemos dejar a un lado la idea de que podemos hacer muchas cosas y ser efectivos al mismo tiempo.

El cerebro no está programado para hacer dos cosas bien a la vez. Terminas perdiendo tiempo y eficiencia cada vez que saltas a una nueva tarea. Enfócate a una, termínala por completo y empieza otra, esto te ayudará a ganar más tiempo después.

 3. Lo urgente no quiere decir que es lo más importante. Parte de ser emprendedor es usar tu buen juicio. Debes confiar en tu juicio para contratar vendedores y demás empleados, aplica eso mismo a lo urgente contra lo importante que surja todos los días. Aprender a dejar ir lo urgente te quitará mucho tiempo de estrés para que puedas trabajar bien y enfocarte en lo que es importante.

 4. Apágalo. Es fácil dar por sentado que los smartphones y el wi-fi se han convertido en parte de nuestra vida y toda esta conectividad es muy conveniente, pero también puede ser muy perjudicial para tu flujo de trabajo. Debes encontrar momentos en el día para apagar el teléfono, ya que todas esas distracciones sacan a tu cerebro de su proceso creativo.

 5. Tómate muchos descansos. ¿Cómo puedes hacer esto y terminar a tiempo? ¡Fácil! Tiene que ver con la estructura. Si te organizas para tomar caminatas, comidas y resetear tu cerebro para que descanse el cuerpo, tendrás la energía y el cerebro listo para aguantar todo el día.

No te sientas culpable de levantarte de tu lugar de trabajo cada dos horas por agua, un snack o caminar alrededor de la cuadra.

Herramientas online para organizarte y/o trabajar a distancia:

Es necesario aprovechar las herramientas actuales que nos permiten un mejor orden y optimizar nuestros tiempos.

 1. Lista de tareas

Puede que la libreta o agenda ya no sean suficientes. Lo ideal es llevar nuestra lista de tareas a una plataforma digital donde podrás recibir alertas y recordatorios. Algunas aplicaciones: Remember the Milk o Google Tasks.

 2. Gestión de proyectos y trabajo compartido

Hay herramientas tecnológicas que permiten gestionar de manera más eficiente el trabajo de forma remota. Nos referimos a servicios web que otorgan espacios de trabajo online, donde los integrantes del equipo se pueden conectar y chatear con texto, voz o video, además permite compartir documentos, realizar esquemas en una pizarra colaborativa. Hay varias opciones, como Basecamp, Redmine o Zoho.

3. Recolección de ideas y artículos web

Para guardar toda la información interesante que encontramos en internet pero deseamos leer en profundidad posteriormente existen herramientas que permiten crear notas y recortes de distinto material que hallemos en nuestra navegación. Funcionan como una pequeña biblioteca personal online, además se puede acceder desde cualquier dispositivo, como PCs o teléfonos. Se puede utilizar Evernote, Springpad o Google Keep.

 4. Almacenamiento de archivos remotos

Estas herramientas ayudan a la eficiencia de todo negocio, pues permiten almacenar en la nube archivos que sean importantes, de forma que podamos acceder a cualquiera de estos desde cualquier lugar y dispositivo vía internet. La tendencia es migar a la nube informática. Los sitios más conocidos son DropBox o Google Drive.

 5. Lector de noticias RSS

Para optimizar el tiempo en la lectura de noticias e informaciones de sitios de interés, debemos suscribirnos a los RSS. Los lectores reúnen en una sola plataforma todas las noticias e informaciones de los servicios donde estamos suscritos; ahorrándonos el tiempo de lectura, además de organizar en un solo lugar el contenido. Servicios útiles son el Feedly, Feed Demon o Evolution.

Fuentes: mundonegocios.net, soyentrepreneur.com