Organizar tareas: Importante vs Urgente

Para poder organizar bien el tiempo a la hora de dividir tareas es importante categorizar cada una de ellas como “Importante” vs “Urgente”.

Lo primero que te recomendamos desde Guía Local es crear una tabla, cómo la que aparece en la portada de este nota con 2 columnas para urgente y no urgente y 2 filas para importante y no importante, la cual la podés hacer en word, excel o, si estás un poco más creativo y lo sabes usar, en illustrator.

El siguiente paso es enumerar todas tus tareas que tenés en los próximos, digamos, 15 días. Una vez que tengas identificada todas las tareas empezar a clasificarlas con los criterios de importante, no importante, urgente, no urgente y empezar a ubicarla en la tabla que hicimos anteriormente.

A continuación les damos ejemplos para que puedan entender el manejo de la tabla de manera rápida:

Si se aproxima una deadline con algún cliente o proyecto debemos ubicarlo en el espacio correspondiente de la tabla como importante y urgente por lo cual debemos hacerlo ahora mismo y ponerlo primero en nuestra lista de prioridades.

Otro ejemplo, puede ser la planificación interna de una estrategia de marketing que sabes que es muy importante para tu empresa pero no hay necesidad de hacerlo inmediatamente, como una fecha límite de un cliente, sino que la puedes programar para realizarla en un corto plazo, en este caso la ubicamos en el espacio correspondiente a importante pero no urgente.

Lo que nosotros recomendamos para aquellas tareas que no son importantes pero si son urgentes es dejarlas para ese día pero un poco más adelante, cuando el resto de tareas ya estén encaminadas. Por ejemplo, una llamada que interrumpe una reunión o una acción y que necesita de una respuesta nuestra podemos ubicarlas en ese sector, lo cual nos permite lo siguiente: delegarlo para que lo haga alguien de nuestro equipo o bien podemos reprogramarla para más tarde ese mismo día o a primera hora del día siguiente.

Aquellas tareas que nada tienen que ver con el objetivo de nuestro negocio son las que ubicamos en las tareas que no son ni urgentes ni importantes por lo cual no las hacemos nunca como por ejemplo: pasar tiempo en las redes sociales, las dejamos para cuando estamos en casa y para distraernos un poco pero nunca durante nuestro tiempo productivo.

Y por último, un consejo que le queremos dar desde Guía Local es aprender a decir que NO, muchas veces se nos presenta algún cliente que debemos tomar por cuestiones económicas o por compromiso con alguna persona importante de nuestro ámbito social y por no saber decir que no podemos a llegar a perder la oportunidad de decirle que si a un cliente más grande, por eso es muy importante saber decir que NO.

Resumiendo, si es importante y urgente lo hacemos ahora, si es importante pero no urgente lo programamos para el corto plazo, si no es importante pero es urgente lo delegamos o lo dejamos para después y si no es ninguna de las dos la eliminamos.

Desde Guía Local esperamos que te haya servido esta información y que la puedas aplicar en tu día a día. Dejanos un comentario sobre tu experiencia propia en este tema.

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1 Response

  1. 14 mayo, 2019

    […] Debemos fijar prioridades equilibrando dos conceptos: Importancia y Urgencia. […]

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