Consejos para organizar tu trabajo

Generalmente sentimos que nuestro día no alcanza para la pila de tareas pendientes que tenemos en nuestro negocio u oficina. A lo largo de estas palabras vamos a tratar de ayudarnos a buscar la mejor manera para organizarnos y así disfrutar más de algo tan valioso como es el tiempo.

Hoy llevamos un ritmo de vida muy acelerado lo que puede llevar a que nuestro tiempo productivo nos parezca por demás de corto y no alcancemos a hacer todo lo que teníamos pensado hacer en el día o la semana

Seguramente te pasó que son las 7 de la tarde y todavía no has terminado las tareas pendientes, esto seguramente se debe a la falta de planificación y organización del trabajo, que son errores de lo más comunes que se cometen tanto a nivel gerencial como de jerarquías más bajas y nos lleva a retrasar los proyectos o la labor asignada, haciendo que la organización pierda recursos fundamentales como el tiempo o recursos económicos, poniendo en riesgo nuestra empresa.

Pero tranquilos, si seguimos estos consejos podremos ver los resultados rápidamente.

1. Definir Objetivos

Sus objetivos deben ser:

• Específicos
• Realistas
• Viables
• Mensurables
• Regidos por un plazo

Es importante identificar nuestras funciones diarias y asignarles plazos cortos para su realización de manera que dispongamos de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se nos presenten.

1. Establecer Prioridades

Seleccionar las tareas a realizar:

• Hacer
• Delegar
• Reprogramar
• Eliminar de la lista

En las tareas que hemos elegido:

• Ocuparnos de las que tienen consecuencias a corto plazo.
• Finalizar tareas tempranamente a medida que se pueda.
• Fijar plazos para las tareas que tienen que reprogramarse.

Debemos fijar prioridades equilibrando dos conceptos: Importancia y Urgencia.

1. Organizar

Usar una agenda o un planner es fundamental para el día a día de nuestras tareas, reuniones y compromisos. Cuando planificamos tenemos que tratar de responder a las preguntas: “qué, cómo, quién y cuándo” de nuestras metas, prioridades y objetivos.

Ahora, si bien tenemos que tratar de ser disciplinados y constantes en seguir nuestra planificación, también debemos ser igualmente flexible para poder adaptarnos rápidamente a los cambios que nos presenta el día a día. Hagamos una lista de las tareas que tengamos en un día, asignemos una prioridad a cada una de ellas y un plazo de tiempo. Aquellas tareas menos agradables las ponemos en las primeras horas del día.

1. Seleccionar un único planificador diario.
2. Encontrar un solo lugar para guardar el planificador y que sea accesible.
3. Escribir las cosas básicas en el planificador diario.
4. Llevar el planificador todo el tiempo sincronizado.
5. Revisar su planificador con regularidad.
6. Usar el planificador como su agenda/calendario para todo.
7. Usar su planificador como un “almacén cerebral” para capturar sus ideas.
8. Hacer una lista diaria de pendientes y revisarla con frecuencia.
9. Organizar las lista de cosas “por hacer” según prioridades y actuar de acuerdo a las mismas.
10. Realizar una sesión diaria de planificación.
11. Generar una lista de metas a largo plazo; luego, dividir dichas metas en piezas pequeñas y manejables, y asignarlas a sesiones de planificación mensual y semanal.

1. Aprender a decir ‘NO’

• No comprometerse a hacer cosas que no podamos terminar por falta de tiempo.
• Recordar que no podemos hacerlo todo sólo.
• Los compromisos deben ser coherentes con sus metas y objetivos.

1. Aprovechar el ‘tiempo de espera’

• Leer o escribir los email mientras esperamos en médico o la peluquería.
• Considerar las esperas como “tiempo bien aprovechado” y no como una “pérdida de tiempo”.

1. Enfocarnos en una sola cosa a la vez

• Concentrar nuestra energía en la tarea que realiza.
• Evitar interrupciones. Reservar un bloque de tiempo libre de llamadas telefónicas y visitas.
• No perder el tiempo pensando en todas las cosas que quedan por hacer.
• Uso adecuado del teléfono. Dedicar un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas en bloque. Planificar el objetivo de sus llamadas y escrbirlas en un papel o nota en celular, tablet o computadora. No pedir que devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.
• Utilizar un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.
• Asigne bloques de tiempo para el trabajo.

1. Identificar nuestra hora más productiva

• Determinar en qué hora del día somos más productivo: ¿mañana, tarde o noche?.
• Terminar las tareas más difíciles dentro de ese período de tiempo.

1. Celebrar el éxito

• A fin de mantener un equilibrio saludable entre trabajo y diversión, celebrar el logro de sus objetivos.
• Premiar sus esfuerzos al completar una tarea o concluir un proyecto.

Si comenzamos a aplicar estas recomendaciones, veremos que en un mes podremos tener más tiempo para nosotros mismo, para actividades como pasar más tiempo con nuestras familias o practicar un deporte, hacer un curso o ir al gimnasio.