Consejos para organizar tu trabajo
Generalmente sentimos que nuestro día no alcanza para la pila de tareas pendientes que tenemos en nuestro negocio u oficina. A lo largo de estas palabras vamos a tratar de ayudarnos a buscar la mejor manera para organizarnos y así disfrutar más de algo tan valioso como es el tiempo.
Hoy llevamos un ritmo de vida muy acelerado lo que puede llevar a que nuestro tiempo productivo nos parezca por demás de corto y no alcancemos a hacer todo lo que teníamos pensado hacer en el día o la semana
Seguramente te pasó que son las 7 de la tarde y todavía no has terminado las tareas pendientes, esto seguramente se debe a la falta de planificación y organización del trabajo, que son errores de lo más comunes que se cometen tanto a nivel gerencial como de jerarquías más bajas y nos lleva a retrasar los proyectos o la labor asignada, haciendo que la organización pierda recursos fundamentales como el tiempo o recursos económicos, poniendo en riesgo nuestra empresa.
Pero tranquilos, si seguimos estos consejos podremos ver los resultados rápidamente.
- Definir Objetivos
Sus objetivos deben ser:
- Específicos
- Realistas
- Viables
- Mensurables
- Regidos por un plazo
Es importante identificar nuestras funciones diarias y asignarles plazos cortos para su realización de manera que dispongamos de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se nos presenten.
- Establecer Prioridades
Seleccionar las tareas a realizar:
- Hacer
- Delegar
- Reprogramar
- Eliminar de la lista
En las tareas que hemos elegido:
- Ocuparnos de las que tienen consecuencias a corto plazo.
- Finalizar tareas tempranamente a medida que se pueda.
- Fijar plazos para las tareas que tienen que reprogramarse.
Debemos fijar prioridades equilibrando dos conceptos: Importancia y Urgencia.
- Organizar
Usar una agenda o un planner es fundamental para el día a día de nuestras tareas, reuniones y compromisos. Cuando planificamos tenemos que tratar de responder a las preguntas: “qué, cómo, quién y cuándo” de nuestras metas, prioridades y objetivos.
Ahora, si bien tenemos que tratar de ser disciplinados y constantes en seguir nuestra planificación, también debemos ser igualmente flexible para poder adaptarnos rápidamente a los cambios que nos presenta el día a día. Hagamos una lista de las tareas que tengamos en un día, asignemos una prioridad a cada una de ellas y un plazo de tiempo. Aquellas tareas menos agradables las ponemos en las primeras horas del día.
- Seleccionar un único planificador diario.
- Encontrar un solo lugar para guardar el planificador y que sea accesible.
- Escribir las cosas básicas en el planificador diario.
- Llevar el planificador todo el tiempo sincronizado.
- Revisar su planificador con regularidad.
- Usar el planificador como su agenda/calendario para todo.
- Usar su planificador como un “almacén cerebral” para capturar sus ideas.
- Hacer una lista diaria de pendientes y revisarla con frecuencia.
- Organizar las lista de cosas “por hacer” según prioridades y actuar de acuerdo a las mismas.
- Realizar una sesión diaria de planificación.
- Generar una lista de metas a largo plazo; luego, dividir dichas metas en piezas pequeñas y manejables, y asignarlas a sesiones de planificación mensual y semanal.
- Aprender a decir ‘NO’
- No comprometerse a hacer cosas que no podamos terminar por falta de tiempo.
- Recordar que no podemos hacerlo todo sólo.
- Los compromisos deben ser coherentes con sus metas y objetivos.
- Aprovechar el ‘tiempo de espera’
- Leer o escribir los email mientras esperamos en médico o la peluquería.
- Considerar las esperas como “tiempo bien aprovechado” y no como una “pérdida de tiempo”.
- Enfocarnos en una sola cosa a la vez
- Concentrar nuestra energía en la tarea que realiza.
- Evitar interrupciones. Reservar un bloque de tiempo libre de llamadas telefónicas y visitas.
- No perder el tiempo pensando en todas las cosas que quedan por hacer.
- Uso adecuado del teléfono. Dedicar un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas en bloque. Planificar el objetivo de sus llamadas y escrbirlas en un papel o nota en celular, tablet o computadora. No pedir que devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.
- Utilizar un reloj de arena cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.
- Asigne bloques de tiempo para el trabajo.
- Identificar nuestra hora más productiva
- Determinar en qué hora del día somos más productivo: ¿mañana, tarde o noche?.
- Terminar las tareas más difíciles dentro de ese período de tiempo.
- Celebrar el éxito
- A fin de mantener un equilibrio saludable entre trabajo y diversión, celebrar el logro de sus objetivos.
- Premiar sus esfuerzos al completar una tarea o concluir un proyecto.
Si comenzamos a aplicar estas recomendaciones, veremos que en un mes podremos tener más tiempo para nosotros mismo, para actividades como pasar más tiempo con nuestras familias o practicar un deporte, hacer un curso o ir al gimnasio.
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